Cuando nos referimos a un documento físico, un documento de papiro o un documento microfilmado, el significado es claro. Sin embargo, la idea de un documento digital es más difícil de conceptualizar, un correo electrónico, un pdf, entre otros. Pero más allá de estos ejemplos se vuelve menos claro el concepto de un documento, uno puede enumerar los diferentes tipos de documentos digitales, y esto es necesario debido a la necesidad de especificar las normas a fin de lograr la eficiencia y la interoperabilidad. Pero si uno trata de integridad, el proceso se vuelve arbitrario e intelectualmente poco satisfactorio porque no está claro donde debería ser la frontera entre documentos y no documentos.
Se distingue un documento en papel, en parte, por el hecho de que es esta en papel, Pero este aspecto, el medio tecnológico, es menos útil con documentos digitales, un mensaje de correo electrónico y un informe técnico existen físicamente en un entorno digital como una cadena de bits, pero también lo hace todo en un entorno físico llamado Multimedia, que se utiliza para denotar, físicamente diferentes medios de comunicación.
A efectos prácticos, las personas desarrollaran definiciones pragmáticas, tales como todo aquello que puede ser un archivado y almacenados en medios electrónicos o una colección de datos. Además de las propiedades de los datos que un usuario elige para referirse a una unidad lógica y como tan a menudo en los debates de la información, se encuentra las definiciones de documento que se centran en un aspecto y son a menudo muy metafóricas, tales como captura de conocimiento, datos en el contexto y una visión organizada de información.
Para concluir encontramos la siguiente definición “Cualquier conjunto de información que conforme una unidad significativa independiente, registrada en un soporte electrónico, constituye también un documento. Cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, en un CD Rom o en un disco duro, es un documento. Sólo que en este caso no es ya un documento impreso o un documento audiovisual sino un “Documento Digital”; un documento que no recibe su nombre de la forma mediática en que se presenta la información, sino directamente de la manera particular como que se registra”[1].
[1] MSINFO. Sistemas de información [en línea] http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html [citado octubre 19 de 2011]
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