Módulos de Xerox Docushare DMS "Sistemas de administración de archivos"

Acontinuacion veremos la interfaz de Docushare, estas imagenes fueron extraidas a traves de demo Docushare online de Xerox Francia:

Para cada usuario es necesario el password y login, este esta predeterminado.

Luego del ingreso se muestra un panel de todos los servicios que presta Docushare, entre ellos encontramos, perfiles de usuario, colecciones del repositorio, noticias de interes en los cambios actuales a los documentos,

Adicionalmente contramos noticas instantaneas, algo muy interesando los wikis y blogs, enlaces relacionados: página de inicio personalizada de DocuShare, WorkCentre repositorio. Almacenamiento temporal de los documentos escaneados y DocuShare Extranet.

Cuando se cuelgan los documentos en Docushare tenemos la posibilidad de compartir dependiendo el tipo de usuario, o quien se quiera hacer llegar la información. 

Repositorio: Actualizaciones, adición de documentos, nuevas versiones, nombre de los documentos y descripción detallada, fechas, autor, tipo, titulo. 

En esta interfaz encontramos  cambio, cambiar la contraseña, cambiar nombre de usuario, cuotas, cambios en el área, notificaciones, Temas, certificado, actividad historia:

Por ultimo encontramos Docushare web, acceso desde cualquier sitio, a través de la web. Mostrando el repositorio en una plantilla sencilla y fácil de usar.

Aunque varia de dependiente su versión Xerox Docushare, es una herramienta que se adapta a cualquier tipo de organización. Sus funcionalidades hacen que está herramienta se vuelva indispensable en la continuidad de los negocios, brindando información, oportuna para la toma de decisiones. 

Xerox Docushare.   Productos Xerox Office  Soluciones de Software  Xerox DocuShare CPX [en línea] http://www.xerox.es/oficina/soluciones-de-software/xerox-docushare-cpx/eses.html  [citado septiembre 29 de 2011]

Para que se utiliza Xerox Docushare

Xerox Docushare es un software cuya funcionalidad se encuentre en gestionar los contenidos de una organización, en una plataforma de última tecnología, con personalización para cada usuario y lo más importante la capacidad para la administración de grandes volúmenes de información, el DMS Docushare es un herramienta con capacidad de trabajar sobre una interfaz de HTML, donde puede se pueden desempeñar variedad de herramientas para la manipulación de Docushare, por ejemplo:

-Módulos primordiales y modernos para la gestión y administración documental.

-Ayudas en el entorno de los contenidos publicados.

-Módulos diseñados especialmente para el workflow en la organización.

-Acoplamiento de acuerdo al negocio de la organización, flexible.

-Interfaz dinámica y atractiva para el usuario.

-Visualización de documentos digitalizados, en grandes cantidades esto permite, una administración más eficaz.

-Captura rápida de documentos dependiendo del scanner hasta 350 ppm.

-Remisión de documentos y contenidos en XML

-Vigilancia de los registros y la creación de informes de acuerdo a los parámetros establecidos por la organización, brindando continuidad al historial para que sea auditable.  

-Combinación con los portales de mayor visitas para ir familiarizando a los usuarios con entornos nuevos.

-Administración de usuarios y configuración de perfiles 

Xerox Docushare.   Productos Xerox Office  Soluciones de Software  Xerox DocuShare CPX [en línea] http://www.xerox.es/oficina/soluciones-de-software/xerox-docushare-cpx/eses.html [citado septiembre 19 de 2011]

Xerox DocuShare como DMS Document management system

El objetivo principal de Xerox DocuShare, es brindar una herramienta a un costo asequible a las organización que pretendan hacer que sus procesos se vuelvan más fáciles, y la administración de información sea realmente centralizada en un entorno seguro, adicionalmente esta cómoda herramienta busca que el funcionario se familiarice y pueda tomas decisiones, hacer uso compartido, búsqueda,automatización y almacenamiento de la información, con esto logrando que la productividad y eficacia del negocio. El software Xerox DocuShare pretende ser la plataforma de gestión de contenidos de cualquier organización “pequeña, mediana y grande”[1]. Con un mínimo de formación y asistencia técnica.

Imagen tomada de: Xerox DocuShare

La principal funcionalidad de Xerox DocuShare, es obtener el control completo de toda la información de una organización, logrando la entrega oportuna y requerida por cualquier usuario, en un entorno dinámico donde la capacidad de respuesta sea inmediata y se automatice la manera en la que se administran los documentos en una organización.

Dentro de otras funcionalidades, DocuShare busca controlar toda la documentación producida en la parte operativa: Facturas, contratos, órdenes de servicio. Adicionalmente busca proporcionar la gestión de los flujos de trabajo y procesos del negocio entorno a todo el proceso de gestión documental.

Optimización de todos los documentos, gestionando el ciclo de vida. Accesos inmediatos con perfiles de usuario, protegiendo la información cumpliendo con estándares normativos y legales.

[1] Xerox Docushare. Docushare [en línea] http://docushare.xerox.com/international/spanish.html [citado septiembre 19 de 2011]